Samochód osobowy lub dostawczy jest jednym z ważniejszych narzędzi, umożliwiających prowadzenie działalności gospodarczej. Jego zastosowania można wymieniać w nieskończoność – od dostaw towarów, poprzez dojazdy do klienta czy pozyskiwanie nowych kontrahentów na terenie całego kraju. Awaria samochodu zawsze wiąże się z poważnymi utrudnieniami. Zaplanowane dostawy, umówione spotkania – to wszystko musi być realizowane bez względu czy firma posiada własne samochody, czy musi posiłkować się autami z wypożyczalni. Czy w tym drugim przypadku, koszt najmu samochodu może być zaliczany w koszty uzyskania przychodu?

Kiedy wynajem samochodu może być kosztem?

Zgodnie z interpretacją podatkową, do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wszystkie wydatki, związane z prowadzoną działalnością lub niezbędne do zabezpieczenia jej prowadzenia. Samochód niewątpliwie jest jednym z takich wydatków, którego żaden urząd skarbowy nie będzie kwestionować.

Warunki, aby rozliczyć samochód w kosztach firmy?

Jednym z najważniejszych warunków, pozwalających na to aby faktura za wypożyczenie samochodu mogła być zaliczona do kosztów, to wystawienie jej przez firmę, będącą płatnikiem VAT. Tylko wtedy można od sumy kosztów najmu odliczyć podatek VAT. Co w przypadku, kiedy wypożyczalnia samochodu nie jest płatnikiem VAT? Czy taka faktura również będzie kosztem? Tak, z tą różnicą że nie będziemy mogli od niej odliczyć podatku VAT, natomiast przysługuje nam prawo do pomniejszenia na jej podstawie zaliczki na podatek dochodowy. Należy tu wyraźnie zaznaczyć, ze wypożyczalnia samochodów https://www.ckcorp.auto.pl/ jest czynnym płatnikiem VAT i wystawiane przez nią faktury objęte są 23% stawką tego podatku.

Dokumentowanie wydatków związanych z wypożyczeniem samochodu

Najważniejszym dokumentem potwierdzającym poniesione koszta związane z wynajęciem samochodu, jest oczywiście faktura. Wypożyczalnie samochodów mogą udostępniać faktury za wynajem na różne sposoby. Większość z nich w dalszym ciągu korzysta z faktur papierowych, z kolei inne wysyłają klientom faktury w postaci elektronicznej, przeznaczone do samodzielnego wydrukowania. Różny jest również czas doręczenia faktury. Teoretycznie, wypożyczalnia samochodów ma czas do 7 dni od momentu przyjęcia zapłaty, aby wystawić FV. Z tego powodu faktura może być wręczona od razu w biurze wypożyczalni w momencie oddania pojazdu, wysłana korespondencyjnie na adres wynajmującego lub udostępniona elektronicznie do pobrania na internetowym koncie klienta.

Paliwo tankowane do samochodu z wypożyczalni

Jak przedstawia się natomiast kwestia związana z tankowaniem auta z wypożyczalni? Tu nie ma żadnych niejasności. Wszystkie wydatki związane z eksploatacją wypożyczonego samochodu, a w szczególności tankowanie paliwa i wymiana przepalonych żarówek pozostają po stronie wynajmującego. Podjeżdżając na stację i tankując bak, można za paliwo zapłacić kartą lub gotówką i zażyczyć wystawienia faktury na swoją firmę. Warto również dodać, że zgodnie z przepisami prawa, na fakturze nie musi znajdować się numer rejestracyjny samochodu, do którego paliwo jest kupowane.